Legalizarea copiilor, a semnăturii și traducerile legalizate

Cele mai frecvente drumuri la notar sunt și cele mai scurte: o copie legalizată după diplomă pentru un dosar de angajare, o semnătură legalizată pe o declarație cerută de bancă sau o traducere legalizată a certificatului de naștere pentru un dosar în străinătate. Deși par formalități, este util să știți ce atestă de fapt notarul în fiecare caz, ca să nu vă treziți cu un act refuzat.

Copia legalizată

Prin legalizarea unei copii, notarul atestă că copia este identică cu înscrisul original pe care i l-ați prezentat. Notarul nu certifică faptul că originalul este autentic sau că informațiile din el sunt adevărate; el compară doar copia cu originalul.

Ce trebuie să știți:

• aduceți originalul documentului; o copie după copie nu poate fi legalizată ca și cum ar fi după original;
• originalul trebuie să fie lizibil, fără ștersături sau adăugiri care să ridice semne de întrebare;
• pentru unele documente, legalizarea copiei nu este posibilă sau nu este utilă (instituția poate cere chiar originalul ori un duplicat); notarul vă spune dacă este cazul;
• întrebați instituția care vă cere actul dacă acceptă copie legalizată sau vrea „copie certificată conform cu originalul” de către propriul funcționar – adesea a doua variantă e suficientă și nu presupune drum la notar.

Legalizarea semnăturii

Când legalizează o semnătură, notarul atestă că semnătura de pe înscris vă aparține: vă verifică identitatea și semnați în fața lui (sau recunoașteți semnătura ca fiind a dumneavoastră). Notarul nu verifică și nu garantează conținutul înscrisului – pentru asta există autentificarea, un act mai complex.

Legalizarea semnăturii este folosită, de exemplu, pentru:

• declarații cerute de bănci sau de angajatori străini;
• specimenul de semnătură al administratorului unei firme;
• anumite cereri adresate unor autorități care cer semnătura legalizată.

Dacă un document trebuie să producă efecte juridice importante (de exemplu, o procură pentru vânzare), legalizarea semnăturii nu este suficientă – e nevoie de procură autentificată.

Diferența dintre legalizare și autentificare

Traducerea legalizată

În limbajul obișnuit, „traducere legalizată” înseamnă o traducere făcută de un traducător autorizat de Ministerul Justiției, a cărui semnătură este apoi legalizată de notar. Notarul atestă identitatea și semnătura traducătorului, nu verifică el însuși calitatea traducerii.

Cum se desfășoară, de regulă:

1. vă adresați unui traducător autorizat pentru limba respectivă (mulți notari colaborează cu traducători);
2. traducătorul face traducerea și o semnează;
3. notarul legalizează semnătura traducătorului;
4. dacă documentul pleacă în străinătate, se aplică, după caz, apostila sau se face supralegalizarea.

Ordinea pașilor contează: de exemplu, dacă documentul original are nevoie de apostilă și statul de destinație cere și traducerea apostilei, apostila se aplică înainte de traducere. Întrebați instituția străină sau notarul care este ordinea potrivită pentru actul dumneavoastră.

Documente străine folosite în București

Dacă aveți un document emis în alt stat (de exemplu, un certificat de naștere sau o hotărâre de divorț) și trebuie să-l folosiți la un notar din București, de regulă aveți nevoie de apostilă (sau supralegalizare) în statul de emitere și de traducere legalizată în limba română. Există excepții pentru unele documente publice între statele Uniunii Europene, care pot circula cu formalități simplificate; întrebați notarul înainte de a cheltui bani pe apostilă.

Data certă

Un serviciu mai puțin cunoscut: notarul poate da dată certă unui înscris sub semnătură privată, adică poate atesta data la care documentul i-a fost prezentat. Este util, de exemplu, pentru contracte de împrumut între persoane fizice sau pentru dovada momentului la care exista un anumit act.

Ce aduceți

• actul de identitate valabil;
• originalul documentului (pentru copii legalizate);
• documentul nesemnat, dacă vi se legalizează semnătura – veți semna în fața notarului;
• pentru traduceri, originalul sau copia legalizată a actului, după cum cere traducătorul.

Dacă pregătiți un dosar mai mare (de exemplu, pentru o succesiune cu moștenitori în străinătate), citiți și cum vă pregătiți dosarul la notar sau scrieți-ne prin formularul de contact.

Întrebări frecvente

Copia legalizată „expiră”?

Legea nu stabilește un termen general de valabilitate. Unele instituții cer însă copii recente; întrebați instituția căreia îi depuneți actul.

Pot legaliza la notar o copie după o copie?

Notarul legalizează copia după înscrisul pe care i-l prezentați și menționează, după caz, natura acestuia. O copie făcută după altă copie nu are valoarea unei copii după original și poate fi refuzată de instituție.

Notarul răspunde de corectitudinea traducerii?

Nu. Notarul legalizează semnătura traducătorului autorizat; răspunderea pentru traducere îi aparține traducătorului.

Am nevoie de programare pentru o copie legalizată?

Depinde de fiecare birou notarial. Pentru acte simple, multe birouri lucrează și fără programare, dar e bine să sunați înainte.